Digitalisieren und Platz sparen

Neu seit diesem Jahr biete ich an Ihre Unterlagen zu Digitalisieren. 

Was genau heißt das? Kann man so Unterlagen sortieren?

Ja, auch so kann man Unterlagen sortieren. 

 

Ich scanne Ihre Unterlagen als durchsuchbare PDF und benenne jeden Scan. Aus dem Namen geht hervor, von wann das Schriftstück ist, von wem / an wen und was es beinhaltet. Das sieht dann z.B. so aus:

"2017-06-25 vom Finanzamt (Steuerbescheid 2016)". Also ist dieses der Steuerbescheid vom 25.06.2017 für das Jahr 2016 vom Finanzamt an Sie.

Oder so:

"2017-08-03 an Tunichtgut (Beschwerde wg Lärmbelästigung)". Das ist dann das Schreiben vom 03.08.2017 von Ihnen an Familie Tunichtgut wegen Lärmbelästigung am Wochenende. 

 

Wenn Sie z.B. gerade umgezogen sind und die Unterlagen der vorherigen Wohnung (wie Mietvertrag und Nebenkostenabrechnungen) in nur einem Scan zusammengefaßt haben möchten, werden sämtliche Schriftstücke dazu chronologisch geordnet und so in einem Rutsch gescannt. Dann wird die Datei eventuell heißen: "2014 bis 2017 Wohnung Musterstraße (Mietvertrag + Abrechnungen)".

Und wozu ist das gut?

Im Laufe der Jahre sammeln sich mehr oder weniger viele Unterlagen an, die man nicht vernichten möchte, weil sie eventuell noch benötigt werden könnten. Aber irgendwann platzen Ordner und Schränke dann aus allen Nähten. 

 

Da bietet es sich an, diese alten Geschichten als Dateien auf einem USB-Stick oder einer externen Festplatte zu speichern. Der Papierkram kann vernichtet werden und wenn man ein bestimmtes Dokument benötigt, kann man dieses ganz einfach ausdrucken. Immer im Original aufgehoben werden sollten Urkunden, Notarverträge, Titel (Scheidungsurteil o.ä.) und Zeugnisse. Aber alles andere ist jederzeit wiederherstellbar.

 

Bei mir persönlich hat sich dadurch das Papiervolumen um zwei Drittel reduziert und von ehemals 11 Ordnern sind 4 übrig geblieben. Ich empfinde es schon als Erleichterung, wenn ich die Menge an Papier nicht mehr herumstehen habe, zumal man manches nie wieder braucht. Auch Kontoauszüge lassen sich so speichern und man muß das Papier nicht mehr aufbewahren. 

 

Ebenso kann man (wie in den Papierordnern auch) Dateien anlegen, die unterteilt sind. Manch einer sortiert lieber nach Jahren - unterteilt in Wohnung, Strom, Versicherungen, KFZ - und andere wiederum sortieren lieber nach Kategorie - wie z.B. Versicherungen - unterteilt nach einzelnen Jahren. Alles machbar, ganz wie Sie es möchten. 

Und wohin dann mit dem Papier?

Das liegt ganz bei Ihnen. Es gibt Firmen, die preisgünstig und zuverlässig vernichten. Da können Sie entweder mich beauftragen, die Unterlagen dort hinzubringen (die Rechnung erhalten Sie dann) oder Sie fahren selbst zu einer Firma Ihrer Wahl und lassen vernichten. Kleinere Mengen kann ich selbst auf Konfettigröße Schreddern.


Auf keinen Fall sollten Unterlagen so wie sie sind in einer Papiertonne landen!

Und nun liegt es an Ihnen zu entscheiden, ob Sie sich so auch erleichtern möchten. Natürlich sortiere ich nach wie vor auch gerne Ihre Papierunterlagen in Ordnern ohne zu scannen. Es gibt ja immer Menschen, die lieber in Papierform suchen statt elektronisch.

 

Bis gleich?

 

Ihre Papier-Chaos-Fee.